In dieser Anleitung geht es um die Erstellung einer Veranstaltung/Fortbildung, die Auswahl der Bewerber und den Versand der Einladungen an die Teilnehmer.

Inhalt

1. Erstellung Veranstaltung
2. Auswahl Teilnehmer
3. Versand Einladungen
4. Versand Teilnahmebescheinigung

1) Erstellung Veranstaltung

Zuerst muss eine Veranstaltung/eine Fortbildung erstellt und vom Schulamt genehmigt werden. Weitere Informationen findet man unter: FMA: Lehrgang erstellen und einreichen.

Im Anschluss können die Teilnehmer ausgewählt und die Einladungen versandt werden.

2) Auswahl Teilnehmer

Am Ende der Bewerbungsfrist für eine Veranstaltung müssen die Bewerbungen bearbeitet und zugelassen werden, damit Lehrkräfte die Veranstaltung besuchen können. Auf der „Checkliste“ unter Punkt „Auswahl Teilnehmer“ werden alle Bewerber für die Veranstaltung angezeigt:

Die Teilnehmer werden als Bewerber aufgeführt und müssen nun zum Lehrgang zugelassen werden. Zuerst ist darauf zu achten, dass die Schule die Lehrkraft bereits genehmigt hat (Punkt 2). Hier muss ein grünes G, für genehmigt stehen.

Die Bewerber können zugelassen werden, wenn die Lehrkräfte über die Checkboxen (Punkt 3) zuerst markiert werden. Danach wählt man unter Aktionen (Punkt 4) „Markierte zur Veranstaltung hinzufügen (und zulassen)“ aus und bestätigt mit einem Klick auf „Ausführen„.

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Anschließend wird man zu einer neuen Seite „Teilnehmerstatus aktualisieren“ weitergeleitet.

Hier deaktiviert man das Automatische Versenden der Emails, da diese Email die Teilnehmer nur über die Statusänderung informiert. Die Einladungsmails werden im nächsten Schritt versandt.

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Die Teilnehmer werden nun im Abschnitt „Teilnehmer Veranstaltung“ angezeigt:

Die Teilnehmer sind nun ausgewählt und können die Veranstaltung besuchen. Im nächsten Schritt wird diesen nun eine Email mit Informationen zur Fortbildung zugesandt.

3) Versand Einladungen

Eine vorgefertigte Einladungs-Email kann auf der „Checkliste“ unter Punkt „Versand Einladungen“ an alle Teilnehmer versandt werden:

Nach Klick auf den Menüpunkt „Versand Einladungen“ kommt man auf die entsprechende Seite:

Hier wird eine vorgefertigte Email angeboten, deren Inhalt man selbst noch bearbeiten kann (Punkt 1). Im Anschluss müssen die Empfänger ausgewählt werden (Punkt 2). Zuletzt können die Emails an die Teilnehmer gesendet werden (Punkt 3).

4) Versand Teilnahmebescheinigung

Nach Abschluss der Fortbildung muss über die „Checkliste“ unter Punkt „TN-Bescheinigung“ zuerst ausgewählt werden, welche Lehrkraft bei der Fortbildung anwesend war.

Im oberen Textfeld kann optionaler Text zu den Bescheinigungen hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen muss gespeichert werden und es kann eine Vorschau heruntergeladen werden:

Jetzt müssen die anwesenden Lehrkräfte über die Checkboxen ausgewählt werden:

Mit dem Klick auf die Schaltfläche „Abgeschlossen“ und danach auf „Änderungen speichern“ können die Lehrkräfte fest ausgewählt werden. Dies ist für den Versand der Teilnahmebescheinigung notwendig.

Zuletzt können die Bescheinigungen über „Checkliste“ unter Punkt „Versand TN-Bescheinigung“ per E-Mail an die Lehrkräfte geschickt werden. Hier müssen nochmal die Empfänger ausgewählt werden und dann auf „E-Mails an Empfänger versenden“ geklickt werden:

Links

• Offizieller Selbstlernkurs FIBS 2 FMA-Lehrgangsverwaltung