Inhalt

• Allgemeines
• Microsoft 365 und Datenschutz
• Allgemeine Informationen zu Microsoft 365 und Datenschutz
• 1) Einwilligungserklärungen Schülern/Eltern und Lehrern aushändigen
• 2) Datenschutzhinweise auf der Schulhomepage bereitstellen
• 3) Wenn Microsoft 365 von einer IT Firma verwaltet wird
• Links

Allgemeines

Microsoft 365 ist eine Kombination aus einem Online-Dienst und verschiedenen Office-Webanwendungen, wie zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Das Angebot kann mit dem Abschließen eines Abonemments genutzt werden, wobei für Schulen und Bildungseinrichtungen die Nutzung der Webangebote kostenlos ist. Nach dem Anmelden bei Microsoft werden auf dem Startbildschirm die bekanntesten Apps bereits angezeigt:

Neben den Office Apps (Word, Excel, Powerpoint) sind vor allem Teams und OneNote hervorzuheben. OneNote ist ein digitales Notizbuch, welches auch für die Unterrichtsvorbereitung oder für Tafelanschriften genutzt werden kann. Teams ist eine Kollaborationssoftware mit Gruppenchat, Videokonferenzfunktion und der Möglichkeit, Aufgaben an Schüler zu verteilen. Eine Einführung in Teams kann man hier finden: „Einführung in Microsoft Teams“.

Für Schulen gibt es derzeit mehrere Möglichkeiten Microsoft 365 zu nutzen:

1. Microsoft 365 – Teams über das Kultusministerium
2. Microsoft 365 als Schule selbst registrieren

Microsoft 365 und Datenschutz

Microsoft ist ein amerikanisches Unternehmen und daher problematisch mit dem Datenschutz. Lange Zeit bewegten sich Schulen in einer Grauzone, wenn sie Microsoft 365 nutzten. Seit Mai 2020 können Schulen Microsoft 365 – Teams über das Kultusministerium beziehen. Dies ist zu 100% Datenschutzkonform. Diese Datenschutzkonformität hängt mit einigen besonderen Einstellungen und Verträgen mit Microsoft zusammen, welche eine normale Microsoft 365 Version nicht bieten kann.

Dennoch wird von den meisten Datenschutzbeauftragten die Nutzung von Microsoft 365 geduldet, wenn diese auf einer Freiwilligkeit der Nutzer (Lehrer und Schüler) beruht.

Die folgenden Erklärungen und Beispielnutzungsvereinbarungen sollten mit dem für die Schule zuständigen Datenschutzbeauftragten abgesprochen werden.

Allgemeine Informationen zu Microsoft 365 und Datenschutz

Diese Links können Lehrern, Schülern und Eltern ergänzend zur Verfügung gestellt werden:

• Datenschutzerklärung von Microsoft (Microsoft 365, Teams, …)
• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (OST) Stand: September 2020 für Microsoft Produkte (maschinell erstellt)
• Nachtrag zum Datenschutzvertrag (DPA)
• Privacy Shield Informationen zu Microsoft

Interessant ist ein von der Innovationsstiftung Bayerische Kommune in Auftrag gegebenes Gutachten bezüglich der DSGVO und dem Einsatz von MS Office 365:

(…) Die Innovationsstiftung Bayerische Kommunen hat Univ.-Prof. Dr. Dirk Heckmann vom Lehrstuhl für Recht und Sicherheit der Digitalisierung an der Technischen Universität München sowie Direktor des TUM Center for Digital Public Services beauftragt, diesen Sachverhalt aus datenschutzrechtlicher Sicht eingehend zu prüfen und – auch im Kontext der Corona-Pandemie – eine Handlungsempfehlungen für Behörden zu generieren.

Was sollte eine Schule machen, wenn sie Microsoft 365 einsetzen möchte?

Neben den oben aufgeführten Informationen wird hier ein Vorgehen beschrieben, welches dem Vorgehen vom Kultusministerium bei der Einführung von Teams ähnlich ist:

1) Einwilligungserklärungen Schülern/Eltern und Lehrern aushändigen

Die folgende Einwilligungserklärung wurde in Anlehnung an die vom Kultusministerium herausgegebene Einwilligungserklärung erstellt. Dies ist ein Beispiel und muss noch für die eigene Schule angepasst werden. Da es insgesamt 7 Seiten sind, wäre es möglich nur die „Einwilligung“ auszudrucken und dann auf Anlage 1, 2 und 3 zu verweisen, die man auf der Schulhomepage zur Verfügung stellen könnte.

2) Datenschutzhinweise auf der Schulhomepage bereitstellen

Die Datenschutzhinweise mit den Kontaktdaten des für die Schule zuständigen Datenschutzbeauftragten sollte die Schule bereits auf der Schulhomepage bereitgestellt haben. Diese Informationen sind unabhängig von der Nutzung von Microsoft 365 zu veröffentlichen. Genaure Informationen kann man auf der Webseite vom Kultusministerium: „Handreichung für den Datenschutz an Schulen“ finden.

• In der Einwilligungserklärung wird auf die Datenschutzhinweise der Schule auf der Schulhomepage hingewiesen. Ein Muster kann hier heruntergeladen werden: 

• Dieses Muster stammt von der oben genannten Webseite „Handreichung für den Datenschutz an Schulen“.
• Die Datenschutzhinweise sollten für die eigene Schule angepasst werden und dann auf die Schulhomepage gestellt werden. Zum Beispiel: mittelschule-unterschleissheim.de/datenschutz/

3) Wenn Microsoft 365 von einer IT Firma verwaltet wird

Sollte ein IT-Dienstleister Microsoft 365 für die Schule verwalten, benötigt man von dieser Firma ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag. In diesem Vertrag wird z.B.: festgehalten, wer in der Firma was mit den zur Verfügung stehenden Daten macht. Diesen Vertrag bekommt man auf Anfrage beim IT-Dienstleister.

Links

• Handreichung für den Datenschutz an Schulen
• Microsoft 365 – Informationen zur Nutzung und zum Datenschutz von der Universität Würzburg
• Datenschutzerklärung von Microsoft (Microsoft 365, Teams, …)
• „AV Vertrag“ – Microsoft Online Services für Microsoft Produkte (maschinell erstellt)
• Privacy Shield Informationen zu Microsoft