Seit Anfang Mai 2020 können Schulen sich über das KM für Microsoft 365 / Teams registrieren und bekommen dieses dann kostenlos mit Einschränkungen zur Verfügung gestellt.

Office 365 oder Microsoft 365 (was der aktuelle Name ist) ist eine Kombination aus einem Online-Dienst und verschiedenen Office-Webanwendungen, wie zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint oder Teams. Das Angebot kann mit dem Abschließen eines Abonemments genutzt werden, wobei für Schulen und Bildungseinrichtungen die Nutzung der Webangebote kostenlos ist. Hier kann man die verschiedenen aktuellen Abonnementpläne sehen:

Für die Nutzung von Microsoft 365 ist eine Registrierung der Schule und die Einrichtung der Microsoft 365 Oberfläche notwendig. Hier werden die einzelnen Schritte kurz aufgeführt:

1. Bildungseinrichtung/Schule bei Microsoft registrieren
2. Auf die Schaltfläche „Kostenlose Version nutzen – die ersten Schritte“ klicken
3. Formular mit Kontaktdaten ausfüllen
   • Standort Deutschland
   • Vor- und Nachname des Erstellers, z.B. der Schulleitung, des Systembetreuers
   • E-Mailadresse der Schule angeben, keine private
   • Telefonnummer der Schule angeben
   • Firmenname = Name der Schule angeben
4. Administrator-Benutzer erstellen
   • meistens wird „admin“ genutzt
   • eine Domäne, also eine Webadresse angeben, die später für die E-Mailadressen und die Benutzerkennungen genutzt wird. Diese Domäne wird dann mit .onmicrosoft.com ergänzt. Wenn man also als Domäne z.B. meineschule angibt, hätte der Admin die E-Mailadresse: admin@meineschule.onmicrosoft.com. Nach der Einrichtugn kann man diese aber ändern, indem man eine eigene Domäne z.B. www.meineschule.de hinzufügt. Dann würden sich die E-Mailadressen zu: Admin@meineschule.de ändern.
   • solange keine eigene Domäne hinzugefügt wurde, bleibt man in der Testversion, welche nach 6 Monaten abläuft!

EDU-Überprüfung
In den meisten Fällen werden Anträge zur Überprüfung der Bezugsberechtigung innerhalb von 24–48 Stunden bearbeitet. Einige Anträge erfordern möglicherweise eine gründlichere Prüfung und können bis zu 10 Werktage in Anspruch nehmen. Nach Abschluss senden wir Ihnen eine E-Mail mit dem Berechtigungsstatus ihrer Schule.

5. Passwort eingeben
6. Danach muss man sich noch mit Hilfe einer SMS oder eines Anrufes ausweisen.
7. Nun wird Microsoft 365 für die Schule eingerichtet, das kann ein paar Minuten dauern.
8. Im Anschluß befindet man sich in der Adminoberfläche von Microsoft 365 und kann mit einem Assistenten eine weitere Domäne, also z.B. die eigene Webadresse der Schulhomepage, einbinden.
9. Für die einfache und schnelle Nutzung ist dieser Schritt nicht notwendig und man kann auf „Schließen“ drücken:
10. Nun können neue Benutzer angelegt, Lizenzen vergeben werden.

Die eigene Domäne kann man im Nachhinein noch hinzufügen, um z.B. die E-Mailadressen zu verändern oder um den Dienst Microsoft 365 dauerhaft, also länger als 6 Monate, nutzen zu können.

Für die Nutzung von Microsoft Office 365 und Teams wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag benötigt. Des Weiteren ist die Absprache mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten der Schule oder des Schulamtsbezirkes zu empfehlen.