Im Oktober 2020 wurden alle Schulen angeschrieben und gefragt, ob es Bedarf an dienstlichen E-Mailadressen gäbe.

In dieser Schulportal-Erhebung zur dienstlichen E-Mailadresse für Lehrerinnen und Lehrer haben sich insgesamt ca. 1.230 Schulen als Priorität 1 registriert. Priorität 1 heißt, dass noch keine E-Mailadresse für Lehrerinnen und Lehrer zur Verfügung stehen. Diese werden nach derzeitigem Planungsstand bis zum Beginn des zweiten Schulhalbjahres mit E-Mail-Postfächern ausgestattet sein.

Was sind diese dienstlichen E-Mailadressen?

Diese Adressen werden über das Kultusministerium an Schulen vergeben und sollen einen datenschutzkonformen Kommunikationsweg ermöglichen. Die dafür notwendigen Server werden vom IT-Dienstleistungszentrum Bayern betrieben und gewartet.

Dafür werden die bereits in Mebis erstellten Accounts genutzt und mit einer E-Mail Funktionalität ausgestattet, die folgende Struktur haben:

vorname.nachname@schule.bayern.de
Zum Beispiel: Hans.Mueller@schule.bayern.de

Aus Datenschutzgründen sollen die Mails nur über eine webbasierte Oberfläche abgerufen werden können, lokal installierte E-Mail-Programme (z.B.: Outlook) sind nicht zugelassen. In diesem Punkt sehe ich ein großes Problem, da man diese Adresse somit immer „extra“ auf der Weboberfläche abrufen muss.

In einem weiteren Schritt sollen dann alle staatlichen Schulen mit diesen „offiziellen“ Adressen ausgestattet werden, die auch für die Bayern Cloud Schule genutzt werden können.

Was ist die Bayern Cloud Schule?

Die Bayern Cloud Schule soll eine datenschutzkonforme Cloudlösung mit Videokonferenzsystem für alle Schulen in Bayern werden. Der genaue Veröffentlichungszeitpunkt ist noch nicht bekannt und wird wahrscheinlich schrittweise stattfinden.

Der Funktionsumfang orientiert sich an gängigen Cloudangeboten und soll pädagogische Anwendungen wie beispielsweise mebis, einen pädagogischen virtuellen Arbeitsplatz (Cloudspeicher, Web-Office, Chat-Anwendung, Videokonferenzsystem) sowie das E-Mail-Postfach bereitstellen.

Des Weiteren kommen Schulverwaltungsanwendungen dazu, die auch Angebote für Erziehungsberechtigte einschließen, beispielsweise Elternbriefe online, Krankmeldung online oder gemeinsame Schulkalender. Für Lehrkräfte soll eine Notenerfassungskomponente der ASV sowie Fortbildungsanwendungen angebunden werden.

Was muss ich als Schule jetzt machen?

Die Verteilung der ersten dienstlichen E-Mailadressen hat gerade erst begonnen. Bis alle Schulen die Adressen bekommen haben und die Bayern Cloud Schule voll funktionsfähig, z.B.: mit Videokonferenzsystem, nutzbar ist, vergeht meines Erachtens noch mindestens ein Jahr.

Darum sollten Schulen den meist schon eingeschlagenen Weg einer selbst registrierten Videokonferenzlösung (Jitsi Meet, BigBlueButton, Teams, …) beibehalten und erst einmal abwarten, bis das zentral bereitgestellte System komplett funktioniert.