Ein Jahresbericht, der das vergangene Jahr Revue passieren lässt, ist an den meisten Schulen ein fester Bestandteil am Ende des Schuljahres.

Diesen Jahresbericht kann man selbst erstellen und dann von einer Firma drucken lassen. Wie aber genau und mit welcher Software kann man so einen Jahresbericht erstellen?

• Software
• Schritt für Schritt zum eigenen Jahresbericht
  • Dokument einrichten
  • Musterseiten anlegen
  • Seiten erstellen
    • Das Textwerkzeug
    • Bilder und PDFs einfügen
    • Inhaltsverzeichnis anlegen
  • Druckdatei erstellen
• Links

Software

Zuerst denkt man wahrscheinlich daran die gesammelten Artikel einfach in Word zu schreiben, daraus ein Dokument zu erstellen und dieses dann drucken zu lassen.

Das Problem mit Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen ist, dass diese nicht für das Erzeugen von Dateien für den Druck erstellt wurden. Eine Druckerei die den Bericht drucken soll, benötigt eine fertige PDF-Datei mit passendem Beschnitt und Farben. Oft bekommt man eine Konfigurationsdatei von der Druckerei, mit deren Einstellungen man den Bericht in ein PDF-Format exportieren soll. Soll der Jahresbericht mit Anzeigen finanziert werden tritt ein weiteres Problem auf, diese Anzeigen bekommt man mit Beschnittmarken auch im PDF-Format und kann diese nicht einfach an passender Stelle in Word einfügen.

Der Beschnitt, auch Anschnitt genannt, bezeichnet den Rand auf einem Dokument, an denen das Blatt nach dem Druck zugeschnitten wird. Soll ein Bild zum Beispiel bis an den Rand des Dokuments reichen, muss dies bis zum Anschnitt hinausgezogen werden, sonst würde ein weißer Abstand im Druck erscheinen.

Um die oben genannten Probleme mit normalen Textverarbeitungsprogrammen zu umgehen sollte man das Programm InDesign von Adobe nutzen, welches das Standardprogramm für die Erzeugung von Druckwerken ist.

InDesign hat Vorteile gegenüber normalen Textverarbeitungsprogrammen:

• Anschnitt und Schnittmarken können hinzugefügt werden.
• Musterseiten, welches das gesamte Layout des Berichts bestimmen, können erstellt werden.
• PDF-Dateien können direkt eingefügt werden.
• Automatische Farbanpassung und Prüfung der Druckdaten.
• Automatische Seitennummerierung.
• Möglichkeit Druckereikonfigurationen zu importieren.
• Erzeugen einer druckfähigen PDF-Datei.

InDesign ist in der Nutzung etwas anspruchsvoller als Word, doch kann man sich schnell darin einarbeiten. Weiter unten werde ich grob die einzelnen Schritte erklären, die nötig sind, einen Jahresbericht in InDesign zu erstellen.

Neben den ganzen Vorteilen von InDesign gibt es aber natürlich auch Nachteile. Der größte Nachteil gegenüber Textverarbeitungsprogrammen ist, dass InDesign kostenpflichtig ist. Lehrkräfte können InDesign mit anderen Programmen von Adobe in der sogenannten CreativeCloud abonnieren und bekommen einen Bildungsrabatt. Dies kostet aktuelle ca. 350,00€ pro Jahr. In der CreativeCloud stehen einem dann weitere Programme zur Verfügung, die auch während des Jahres in der Schule genutzt werden können:

• Photoshop
• Premiere Pro
• Illustrator
• Acrobat DC
• Lightroom
• und viele mehr

InDesign kann auch einzeln abonniert werden, was jedoch nur geringfügig preiswerter ist, da es hier keinen speziellen Bildungsrabatt gibt. Die Jahreskosten nur für InDesign sind aktuell 285,00€.

Schritt für Schritt zum eigenen Jahresbericht

Die folgenden Schritte musst du zweimal ausführen, da die meisten Druckereien den Umschlag und den Inhalt in zwei separaten PDF-Dateien benötigen. Ich erstelle immer folgende InDesign Dateien:

• Jahresbericht_Umschlag_21_22
• Jahresbericht_21_22

Der Umschlag hat vier Seiten und wird mit einem anderen Papier gedruckt als die Inhaltsseiten. Hier siehst du die vier Seiten und wie du diese zu befüllen hast:

1. erste Umschlagseite (außen)
2. zweite Umschlagseite (innen)
3. dritte Umschlagseite (innen)
4. vierte Umschlagseite (außen)

Der Jahresbericht mit den Inhaltseiten kann einfach nacheinander befüllt werden. Hier ist nicht auf eine besondere Seitenreihenfolge zu achten.

1) InDesign öffnen und Dokument einrichten

Nach dem Öffnen von InDesign wählst du eine passende Vorlage für deinen Jahresbericht. Ich nutze dafür das Seitenformat A4. Hier kannst du gleich den Anschnitt von 3mm einstellen, welche die meisten Druckereien so fordern.

2) Musterseiten anlegen

Als Nächstes ist es sinnvoll Musterseiten zu erstellen, die dann als vordefiniertes Layout auf normalen Seiten genutzt werden können. Ich habe zum Beispiel in der Musterseite unser Schullogo, ein Textfeld für die Seitenüberschrift, eine Seitennummerierung und Hilfslinien eingefügt:

Bilder können einfach per Drag and Drop auf die Seite gezogen werden. Das Textfeld für die Überschrift kann von der Toolbar links eingefügt werden. Für die automatische Seitennummerierung erstellt du zuerst ein Textfeld und klickst hinein. Dann gehst du auf „Schrift > Sonderzeichen einfügen > Marken > Aktuelle Seitenzahl“. Jetzt erscheint ein großes „A“, welches die aktuelle Seitenzahl in den normalen Seiten anzeigt.

Die auf Musterseiten eingefügten Textfelder können dann später auf den Seiten individuell befüllt werden, wenn man diese mit der Tastenkombination SHIFT + STRG + Linksklick auswählt.

Hilfslinien sind türkisen Linien, die im Druck nicht sichtbar sind, aber zum Ausrichten von Bildern oder Textfeldern sehr nützlich sein können. In meiner Musterseite gibt es zum Beispiel eine horizontale Hilfslinie, die 30mm vom oberen Blattrand platziert wurde. Auf jeder Seite kann ich dann mein erstes Textfeld unterhalb dieser Hilfslinie einfügen, damit alle Texte im gleichen Abstand vom oberen Blattrand starten und so ein einheitliches Erscheinungsbild ergeben.

Hilfslinien können auf Muster- und normalen Seiten eingefügt werden, indem du mit der linken Maustaste auf das horizontale oder vertikale Lineal klickst und eine Hilfslinie auf die Seite ziehst.

3) Seiten erstellen

Jetzt wollen wir die erste bzw. die zweite Seite des Jahresberichts erstellen. Die erste Seite im Jahresbericht ist normalerweise ein Inhaltsverzeichnis, welches wir später anlegen wollen. Um eine Musterseite auf eine Inhaltsseite anzuwenden, musst du auf die gewünschte Seite mit der rechten Maustaste klicken und dann „Musterseite auf Seiten anwenden“ klicken. Jetzt kannst du eine Musterseite auswählen und schon wurde das vorher erstellte Layout übertragen und kann im Jahresbericht genutzt werden.

Nun kannst du beginnen Text und Bilder auf den Seiten einzufügen und deiner Kreativität freien Lauf lassen. Die wichtigsten Werkzeuge dafür sind:

A) Das Textwerkzeug

Das Textwerkzeug wirst du am meisten nutzen. Damit kannst du Textfelder auf der Seite erstellen, um den Text zum Beispiel in Spalten anzuzeigen. Bei ausgewähltem Textfeld kannst du die Schriftart und Schriftgröße unter Eigenschaften auf der rechten Seite von InDesign einstellen.

Ein guter Tipp ist, dass du die erstellten Textfelder miteinander verketten kannst, damit zu langer Text automatisch in ein weiteres verkettetes Textfeld verschoben wird.

Dazu musst du auf das weiße Quadrat rechts unten klicken und dann auf ein weiteres Textfeld, welches du mit dem zuerst ausgewählten verketten möchtest. Im unteren Beispiel ist der Text zu lang und wird automatisch in das rechte Textfeld geschoben.

B) Bilder und PDFs einfügen

Bilder und auch PDFs kannst du einfach aus einem Ordner auf die gewünschte Seite per Drag and Drop ziehen und dann in der Größe ändern.

Achtung: Eingefügte Bilder können auf zwei Arten ausgewählt werden.

1. Durch Klick auf das Bild wird der Rahmen ausgewählt.
2. Durch Klick auf den transparenten Kreis in der Mitte des Bildes wird der Inhalt = das Bild ausgewählt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da du zum Beispiel den Rahmen des Bildes passend für die Seite ziehen kannst und danach den Inhalt, also das Bild, im Rahmen anpassen kannst.

Hier wurde zum Beispiel der Rahmen auf die gleiche Breite wie das Textfeld darüber angepasst. Danach wurde mit Hilfe der Inhaltsauswahl das Bild verkleinert und der Höhe des Rahmens angepasst.

Mit Hilfe folgender Tastaturkürzel kannst du:
– den Rahmen füllen. STRG + SHIFT + ALT + C
– das Bild an den Rahmen anpassen. STRG + SHIFT + ALT + E
Diese Einstellungen kannst du bei ausgewähltem Bild auch in InDesign auf der rechten Seite unter Einstellungen anpassen.

C) Inhaltsverzeichnis anlegen

Für ein Inhaltsverzeichnis fügst du vor der ersten Seite eine weitere Seite ein und kannst mit Hilfe von Textfeldern zum Beispiel zwei Spalten erstellen. Jetzt trägst du die Seitentitel und die passende Seite ein. Die Seite muss mit einem Tabulator vom Seitentitel getrennt sein, da wir diesen Tabulator gleich bearbeiten um ein schönes Inhaltsverzeichnis zu bekommen.

Den Tabulatorabstand und die Füllzeichen, hier Punkte, kannst du ändern, indem du auf „Schrift > Tabulatoren“ gehst. Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem du den Tabulator ändern kannst. Zuerst musst du den Text im Textfeld markieren, dessen Tabulator du ändern möchtest. Dann klickst du mit der Maus zum Beispiel auf die 70, um den Tabulatorabstand zu vergrößern. Der Tabulator wird daraufhin auf der Skala als „Pfeil nach unten“ dargestellt und kann über diesen auch wieder ausgewählt werden.

Du kannst auch das Textfeld „X“ verwenden, um genaue Werte einzutragen. Daneben ist ein Textfeld für Füllzeichen. Hier kannst du Zeichen eingeben, mit denen der Tabulatorabstand befüllt wird. Bestätigen kannst du deine Eingaben mit der Enter-Taste.

Neben dem Tabulator kannst du noch beim ausgewählten Text einen Einzug einstellen. Dazu musst du ganz links auf den unteren Pfeil klicken und diesen verschieben. Löschen kannst du alle Tabulatoren und Einzüge, indem du mit der rechten Maustaste auf die Skala klickst.

Druckdatei erstellen

Bist du mit dem Jahresbericht fertig musst du zum Schluss noch ein PDF erstellen, welches die Druckerei benötigt, um den Bericht zu drucken.

Das PDF erstellst du, indem du auf „Datei > Exportieren“ gehst und dann einen Dateinamen auswählst. Nachdem du auf „speichern“ geklickt hast, erscheint ein Fenster mit verschiedenen Exportoptionen. Am besten fragst du die Druckerei, welche Einstellungen das PDF des Berichts haben soll und stellst diese ein.

Manche Druckereien geben dir auch eine Datei mit den benötigten Einstellungen, eine sogenannte „joboptions“ Datei, die in InDesign importiert werden kann.

Anschließend können diese Einstellungen beim Exportieren ausgewählt werden und du musst die Einstellungen nicht manuell vornehmen:

Gratulation, du hast deinen eigenen professionellen Jahresbericht mit InDesign erstellt und kannst diesen nun von einer Druckerei drucken lassen.

Links

• InDesign: Festlegen von Druckermarken
• Beschnittzugabe in Microsoft Word anlegen
• Scribus (inDesign Alternative)