Der Artikel soll dir einen Überblick über die Schulorganisationssoftware Schulmanager geben. Hier werde ich die für mich wichtigen Module und eine einfache Einrichtung vorstellen. Der Schulmanager besteht aus buchbaren Modulen, die einzeln jährlich bezahlt werden müssen. Von diesen Modulen gibt es aktuell insgesamt 27 Stück, vom digitalen Klassenbuch hin zum Corona-Modul. Würde man alle 27 Module abonnieren, würde das einen jährlich zu bezahlenden Betrag von 2.888,90 € kosten. Die 6 von mir vorgestellten Module würden 834,75 € pro Jahr kosten.

Neben dem Schulmanager gibt es noch eine Vielzahl von weiteren Programmen zur Schulorganisation/Kommunikation mit den Eltern, zum Beispiel: edoop.de, Info-Portal, EduPage, schule.io, … Solltest du über eines dieser Programme Informationen benötigen, kannst du mich gerne kontaktieren.

Inhalt:

• Einrichtung
• interessante Module
  • Elternbriefe
  • Klassenbuch
  • Fehlzeiten
  • Stundenplanung
  • Stundenplan
  • Vertretungsplanung
• Weitere Module
  • Infoscreen

Einrichtung des Schulmanagers

Die Einrichtung des Schulmanagers umfasst das Einspielen der Lehrer-, Schüler- und Unterrichtsdaten aus ASV, das Erstellen eines Stundenplans und das Anlegen von Nutzer-Accounts.

1) Daten importieren

Zuerst musst du die Schuldaten mit Hilfe einer Schnittstelle aus ASV auslesen. Dazu öffnest du ASV und gehst auf „Datei > Verwaltung > Schnittstellen“ und wählst die Schnittstelle: „Export für eine Notenverwaltung“ aus.

Nach dem Export wird dir ein Passwort zum Öffnen der .ZIP Datei angezeigt, welches man für den Import im Schulmanager benötigt und deshalb kopiert werden sollte.

Jetzt musst du die Daten deiner Schule aus ASV über „Verwaltung > Daten aus der ASV importieren“ in den Schulmanager einlesen:

Der Schulmanager fordert dich auf, die erstellte .ZIP Datei mit den Schuldaten hochzuladen und das von dir gespeicherte Passwort einzugeben.

Nun sind alle Daten (Schüler, Klassen, Lehrer, Unterricht) im Schulmanager und du kannst den Stundenplan erstellen/importieren.

2) Stundenplan erstellen

Den Stundenplan kannst du am einfachsten über das Modul Stundenplanung erstellen. Dazu klickst du im Modul Stundenplanung auf den Reiter „Steckbrett“ und verteilst den Unterricht an die Klassen.

Im Anschluss musst du noch den erstellen Plan veröffentlichen, damit dieser z.B.: im Klassenbuch sichtbar ist:

3) Accounts anlegen

Jetzt benötigst du nur noch Accounts für Lehrer, Schüler und Eltern, damit diese den Schulmanager nutzen können. Dafür musst du Accountbriefe erstellen, indem du auf „Verwaltung > Anmeldung > Zugangscodes verwalten“ klickst.

Diese Accountbriefe kannst du direkt per Mail verschicken, wenn du bereits E-Mailadressen der Eltern im Schulmanager hast oder du lässt dir die Accountbriefe als PDF oder CSV Datei ausgeben.

Eine einfache Möglichkeit diese an die Schülerinnen und Schüler zu verteilen ist, die Daten als .CSV Datei auszuspielen und dann den Klassenlehrkräften zu geben. Diese können die benötigten Codes und den Link zur Anmeldeseite an die Schüler ausgeben.

Links zur Anmeldeseite: https://login.schulmanager-online.de

Modul: Elternbriefe

Das Modul Elternbriefe ist für die meisten Schulen die wichtigste Funktion warum sie den Schulmanager nutzen. Damit können Elternbriefe digital per Mail oder über die App an die Erziehungsberechtigten verschickt werden.

Die Lehrkraft sieht, wer die Briefe schon gelesen hat und kann darüber auch Umfragen erstellen, um schnell ein Feedback zu bekommen. Für Eltern die keine E-Mailadresse angegeben haben, können die Elternbriefe ausgedruckt und den Schülern mitgegeben werden.

Damit die Lehrkräfte selber Briefe erstellen und versenden können, musst du das als Administrator freischalten:

Jetzt können Elternbriefe erstellt und verschickt werden. Die Eltern bekommen dann eine Mail mit der Information, dass es einen neuen Elternbrief gibt:

Beim Klick auf die Schaltfläche wird die Webseite vom Schulmanager geöffnet und der Elternbrief kann gelesen werden:

Die Lehrkraft sieht dann sofort, dass ein Erziehungsberechtigter den Brief bereits gelesen hat.

Sollten nicht alle Eltern eine E-Mailadresse eingetragen haben, können für diese Eltern die Briefe auch direkt ausgedruckt werden:

Weitere Informationen zum Modul: Elternbriefe

Modul: Klassenbuch

Das Modul Klassenbuch ist ein digitales Klassenbuch, welches den Unterricht für Lehrkräfte und Klassen darstellt. Lehrerinnen und Lehrer können dort ihren Wochenplan eintragen und diesen auch aktualisieren und als Nachweis ausdrucken.

Des Weiteren können kranke oder zu spät gekommene Schülerinnen und Schüler erfasst werden und statistisch ausgewertet werden.

Sollte das Modul Fehlzeiten vorhanden und für die Lehrkräfte freigeschaltet sein, dann kann auch ein Grund für die Krankmeldung eingetragen werden.

Weitere Informationen zum Modul: Klassenbuch

Modul: Fehlzeiten

Mit dem Klassenbuch können Lehrerinnen und Lehrer fehlende Schülerinnen und Schüler krank melden, doch gibt es keine Übersicht für die ganze Schule. Mit dem Fehlzeiten Modul kann das Sekretariat allgemein Fehlzeiten und Krankmelden erfassen und diese werden dann mit dem Klassenbuch synchronisiert.

Zum Beispiel melden sich Schüler im Sekretariat krank. Dort werden die Informationen ins Modul Fehlzeiten eingetragen und erscheinen dann automatisch im Klassenbuch der jeweiligen Lehrkräfte.

Weitere Informationen zum Modul: Fehlzeiten

Modul: Stundenplanung

Mit dem Modul Stundenplanung kann man einfache Stundenpläne erstellen. Dazu importierst du die Informationen aus ASV und kannst dann mit Hilfe eines Steckbretts den Stundenplan erstellen.

Nach dem der Plan erstellt wurde, ist dieser im Klassenbuch und im Stundenplan sichtbar.

Wenn du ein eigenes Stundenplanprogramm wie z.B.: Untis nutzt, kann dieser Plan auch direkt mit Hilfe des Moduls Stundenplan importiert werden. Dann wird das Modul Stundenplanung nicht extra benötigt.

Weitere Informationen zum Modul: Stundenplanung

Modul: Stundenplan bzw. Anzeige des Vertretungsplans

Mit diesem Modul kannst du den Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern und Klassen die entsprechenden Stundenpläne anzeigen lassen. Auch Vertretungen sind hier sichtbar.

Weitere Informationen zum Modul: Stundenplan / Anzeige des Vertretungsplans

Modul: Vertretungsplanung

Mit diesem Modul kannst du Lehrkräfte krank melden und Vertretungen einplanen. Diese Vertretungen sind dann im Klassenbuch sichtbar. Die Vertretungslehrkraft kann die Inhalte der Vorstunden einsehen sowie eigene Eintragungen wie Unterrichtsinhalte und abwesende Schüler vornehmen.

Weitere Informationen zum Modul: Vertretungsplanung

(optional) Modul: Infoscreen

Der Infoscreen kann als Vertretungsplananzeige z.B.: in der Aula oder am Eingang der Schule dargestellt werden. Schülerinnen und Schüler sehen dann sofort, ob Unterricht vertreten wird oder ausfällt.

Weitere Informationen zum Modul: Infoscreen

Links:

• Erste Schritte mit dem Schulmanager