Aufgaben für Systembetreuer am Schuljahresende 014

Das Schuljahr ist bald zu Ende und wir wollen hier verschiedene wichtige Aufgaben von Systembetreuern am Schuljahresende sammeln und näher beleuchten.

Leihgeräte einsammeln und sichten

Durch die Förderprogramme Sonderbudget Leihgeräte und Sonderbudget Lehrerdienstgeräte haben Schulen mobile Geräte für die Ausleihe bekommen.

Vor allem die Geräte, die man Schülerinnen und Schülern ausgeliehen hat, sollte man vor den Sommerferien einmal einsammeln und grob auf Defekte und den Zustand überprüfen. Des Weiteren empfiehlt sich, die Geräte in einer Ausleihliste zu aktualisieren, damit man einen aktuellen Überblick bekommt und feststellen kann, ob womöglich ein Gerät nicht mehr auffindbar ist.

Mögliche Ausleihliste

Benötigen Schülerinnen und Schüler über die Ferien ein Gerät, können Sie dieses nach der Sichtung wieder ausleihen.

Bei den Lehrerdienstgeräten, welche dem Sachaufwandsträger gehören und meist von der Schule ausgeteilt und verwaltet werden, kann man genauso verfahren, um einen aktuellen Stand zu bekommen. Wichtig ist vor allem die Geräte von den Lehrerinnen und Lehrern einzusammeln, welche möglicherweise nächstes Schuljahr nicht mehr an der Schule unterrichten. So hat man die Chance einer geregelten Übergabe.

Klassenzimmer fit machen

Den Kolleginnen und Kollegen sollte man die Aufgabe übergeben, ihre Klassenzimmer oder Fachräume fit für die Ferien zu machen. Das heißt, dass technische Geräte oberflächlich auf Funktion überprüft und Fehler notiert werden sollten.

Mobile Geräte, die einem Klassenzimmer zugeordnet sind, sollten entweder im Klassenzimmer in dafür vorgesehene Schränke eingeschlossen werden oder an einem geeigneten Platz gesammelt und gesichert werden. Oft reicht es aus, zum Beispiel einen Laptop eines Klassenzimmers in das Lehrerpult einzuschließen.

Wichtig ist jedoch, dass die Lehrkräfte dem Systembetreuer mitteilen, wo das Gerät ist und ob es technische Probleme im Klassenzimmer gibt. Dann kann man das Gerät im neuen Schuljahr wiederfinden und mögliche Probleme in den Ferien beheben. Kolleginnen und Kollegen, die die Schule verlassen sollten unabhängig davon mobile Geräte des genutzten Klassenzimmers beim Systembetreuer abgeben.

IT-Probleme sammeln und weiterleiten

Wie im letzten Abschnitt beschrieben, sollten Probleme bei technischen Geräten dem Systembetreuer gemeldet werden. Dies kann mündlich oder schriftlich auf einem Zettel geschehen, doch verliert man hier schnell den Überblick und kann nicht mehr genau feststellen, wann ein Problem gemeldet wurde und wenn man es an einen IT-Dienstleister weiterreichen möchte, muss der Systembetreuer die „Zettel“ abschreiben, um diese dann per Mail weiterzuleiten.

Am besten ist es, für alle IT-Probleme der Schule eine E-Mailadresse einzurichten oder die Adresse des Systembetreuers zu nutzen. Kolleginnen und Kollegen sollen dann alle Probleme an diese Adresse schicken. Dadurch bekommt man eine gute Übersicht und kann direkt Nachfragen stellen oder die Mail weiterleiten.

Für das Schuljahresende bedeutet das, dass alle Lehrerinnen und Lehrer eine Infomail an den Systembetreuer schicken sollen, in der Sie mitteilen, ob alles OK in ihren Zimmern ist und wo mobile Geräte eingelagert wurden.

Folgende Checkliste könnte allen Lehrkräfte ausgeteilt werden:

Mögliche Checkliste für Lehrerinnen und Lehrer

Austausch mit IT-Dienstleister / Sachaufwandsträger

Nachdem man einen Überblick der IT der Schule gesammelt hat, sollte man mögliche Probleme an den IT-Dienstleister weiterleiten, damit dieser in den Ferien Ausbesserungen vornehmen kann. Des Weiteren ist auch ein Gespräch mit dem Sachaufwandsträger sinnvoll, um Neuigkeiten über den weiteren Ausbau der Schule zu bekommen, damit man Neuigkeiten früh erfährt und diese dem Kollegium im neuen Schuljahr mitteilen kann.

Übersicht der eigenen Arbeiten anfertigen

Damit man die eigene Arbeit als Systembetreuer ans Kollegium und an die Schulleitung kommunizieren kann, ist es sinnvoll einen groben Tätigkeitsbericht zu erstellen. Hier reicht es aus, die anfallenden Anfragen und Aufgaben in einer Liste zu notieren. So kann man seine Arbeit transparent machen und das Umfeld sieht, was man als Systembetreuer alles gemacht hat.

Ich habe für unsere Schule einen internen Helpdesk eingerichtet, der die Anfragen und Lösungen nach Datum sortiert aufgelistet hat. Diese Auflistung war gleichzeitig mein Tätigkeitsbericht. Eine Sammlung der Probleme per Mail, wie oben beschrieben, reicht aber auch aus.

Beispiel schulinterner Helpdesk

Office 365 aufräumen

Wird an der Schule Office 365 mit Teams genutzt, muss man die Nutzer, welche die Schule verlassen löschen. Sind alle Schülerinnen und Schüler anonymisiert angelegt, zum Beispiel: Susi6b@meineSchule.de, dann müssen alle Schüleraccounts gelöscht werden und am Schuljahresanfang mit aktueller Klasse neu angelegt werden.

Die nicht mehr benötigten Accounts kann man über das Office 365 Admincenter oder per Powershell Skript löschen.

Accounts über das Admincenter löschen

Auch die verschiedenen Teams sollten für die neuen Klassen im September neu angelegt und alte, wenn nötig, gelöscht werden. Diese Arbeit würde ich aber den jeweiligen Lehrkräften überlassen.

Bevor man Accounts der Schülerinnen und Schüler sowie der Lehrkräfte löscht, welche die Schule verlassen, sollte man diese über den bevorstehenden Löschvorgang informieren. Das kann man entweder mündlich in den Klassen machen oder einen kurzen Infobrief nach Hause geben.

Sollten Sie Fragen oder Ergänzungen haben, können Sie mir gerne eine Mail an r.scheglmann@gmail.com senden.