Microsoft 365 Administration für Schulen 1833

In diesem Beitrag geht es um die grundlegende Administration von Microsoft 365 (ehemals Office 365) für Schulen, welche von Kolleginnen und Kollegen an der Schule durchgeführt werden kann. Also um die regelmäßig anfallenden Aufgaben wie Passwörter zurücksetzen, neue Benutzer anlegen oder das Überprüfen von Teams Richtlinien.

Es wird davon ausgegangen, dass Microsoft 365 bereits konfiguriert und einsatzbereit ist. Wenn Sie zur Konfiguration und Registrierung Fragen haben, können Sie gerne eine Mail an r.scheglmann@gmail.com senden.

Inhalt

Adminaccount und Microsoft 365 Admin Center

Adminaccounts

Es gibt verschiedene Administratorenaccounts welche auf verschiedene Einstellungen von Microsoft 365 zugreifen können. Neben dem globalen Adminaccount gibt es noch weitere eingeschränkte Adminrollen:

Für die Schulen interessant ist der Benutzeradministrator, der Benutzer verwalten und Passwörter zurücksetzen kann, und der Teams-Administrator, der Einstellungen für Teams vornehmen und einsehen kann.

Jede Schule hat standardmäßig einen globalen Administrator, der bei der Registrierung der Schule angegeben wurde. Normalerweise wird Microsoft 365 von der Schulleitung registriert und diese sollte auch den globalen Administratoraccount haben. Es wird empfohlen, dass man einen Adminaccount nur für administrative Tätigkeiten nutzt und sich einen zweiten „normalen“ Account für die alltägliche Nutzung von Microsoft 365 anlegt.

Microsoft 365 Admin Center

Ist man mit einem Adminaccount bei Microsoft 365 angemeldet, erscheint auf der Startseite ein Link zum Admin Center:

Im Microsoft 365 Admin Center kann man auf der linken Seite verschiedene Bereiche sehen:

Sollten nicht alle Einstellungen auf der linken Seite zu sehen sein, muss man ganz unten den Button „Alle anzeigen“ drücken.

Benutzerverwaltung

Eine der Hauptaufgaben ist die Verwaltung von Benutzern. Hier sind die meisten Aufgaben, die in der Schule zu leisten sind, die Erstellung einzelner neuer Benutzer und das Zurücksetzen von Passwörtern. Diese Aufgaben kann entweder ein globaler Adminaccount oder ein Benutzeradminaccount vornehmen.

Neue Benutzer anlegen

Hier geht es um das erstellen einzelner neuer Benutzer. Will man viele Schüler erstellen kann man eine Anleitung im Artikel: Nutzer anlegen finden.

Zuerst wählt man auf der linken Seite im Microsoft 365 Admin Center den Punkt Benutzer und dann aktive Benutzer aus:

Nun erscheinen alle aktiven Benutzer der Schule auf. In der oberen Werkzeugleiste kann man verschiedene Aktionen ausführen. Um einen neuen Schüler oder Lehrer anzulegen klickt man auf „Benutzer hinzufügen“:

Im Anschluss kann man verschiedene Einstellungen des Nutzers, wie z.B.: Name, Accountname, Lizenzen usw. vornehmen. Wichtig ist die Zuweisung der richtigen Lizenzen. Normalerweise sind die A1 Lizenzen für neue Schüler bzw. Lehrer ausreichend:

Nachdem man die Lizenz gewählt hat, kann man die darin enthaltenen Apps noch weiter spezifizieren. Hier sollte man nur machen, wenn man die Apps und deren Auswirkung kennt. Entfernt man z.B.: die App Exchange Online, kann der Nutzer keine Mails mehr schreiben und auch keinen Kalender, auch den in Teams, nicht mehr nutzen.

Nach der Nutzererstellung wird der neue Schüler / Lehrer in der Liste der aktiven Benutzer aufgelistet. Bei vielen Schulen werden Richtlinien und Einschränkungen mittels Gruppen verteilt. Darum ist es nun wichtig, dass der neue Nutzer einer entsprechenden Gruppe hinzugefügt wird.

Zuerst wählt man den neuen Nutzer aus, klickt auf seinen Namen und dann im Reiter „Konto“ klickt man auf „Gruppen verwalten“:

Hier kann man den Nutzer einer Gruppe zuweisen. Bei uns an der Schule sind die Schüler in einer Schülergruppe und in einer Schüler Verteiler Gruppe.

Gruppen und Verteiler

Mit Hilfe von Gruppen und Verteilern können Richtlinien und Einschränkungen bei einer großen Menge von Nutzern vorgenommen werden.

Will man zum Beispiel steuern wer neue Teams in Microsoft Teams erstellen kann, wird dies über eine Gruppe vom Typ Sicherheit vorgenommen. Diese Einstellung wird in den meisten Schulen genutzt (siehe: Teamerstellung für Schüler deaktivieren)

Darum sollte es am besten eine Gruppe vom Typ Sicherheit für Schüler und für Lehrer geben. Des Weiteren ist ein Verteiler für Schüler und Lehrer sinnvoll, da man über diesen Mails an alle Schüler, Lehrer schicken kann oder sogar den E-Mailverkehr einschränken kann (siehe: Externe E-Mails für Gruppe blockieren).

Die aktiven Gruppen und Verteiler der Schule kann man unter Gruppen -> Aktive Gruppen finden. Hier werden meist sehr viele Gruppen aufgeführt, da bei jeder Erstellung eines Teams in Microsoft Teams eine eigene Gruppe erstellt wird. Dies ist für interne Funktionen notwendig und normal:

Hier kann nach verschiedenen Gruppen suchen und auch die Mitglieder der Gruppe zentral festlegen und einsehen. Kann z.B. ein Lehrer kein Team in Microsoft Teams erstellen, kann hier überprüft werden ob dieser in der richtigen Gruppe, die Team erstellen kann, ist.

Um eine neue Gruppe oder einen neuen Verteiler zu erstellen klickt man einfach auf „Gruppe hinzufügen“ und nimmt die notwendigen Einstellungen vor:

Wenn z.B. ein E-Mail Verteiler von E-Mailadressen angeschrieben werden soll, die nicht von der Schule stammen, muss hier diese Kommunikation erlaubt werden.

Im Microsoft 365 Admin Center gibt es noch weitere Einstellungen, die aber für die regelmäßige Arbeit nicht unbedingt notwendig sind.

Teams Admin Center

Das Teams Admin Center kann über das Microsoft 365 Admin Center erreicht werden, wenn man auf den entsprechenden Link auf der linken Seite klickt:

Im Teams Admin Center kann man verschiedene Einstellungen, die für die App Microsoft Teams sind, vornehmen. Am interessantesten sind die Richtlinien für:

  • Besprechungen (= Videokonferenzen)
  • Nachrichten (=Chat)
  • Anrufe (=Anrufe in Teams über Teams)

Des Weiteren kann man die zugewiesenen Richtlinien von einzelnen Nutzern überprüfen und so Probleme aufdecken. Ein Schüler kann zum Beispiel eigene Besprechungen (Videokonferenzen) erstellen, dann müsste man die Besprechungsrichtlinie des „Problemschülers“ ansehen.

Benutzerübersicht mit Richtlinien

Will man Probleme bei zugewiesenen Richtlinien untersuchen, startet man am besten bei den Nutzern, bei denen das Problem auftritt. Hierzu klickt man im Teams Admin Center auf der linken Seite auf Benutzer und sucht einen entsprechenden Schüler/Lehrer aus:

Nach der Auswahl des Nutzers kann man unter „Richtlinien“ die zugewiesenen Richtlinien einsehen:

Dazu klickt man auf den Namen der Richtlinie und wird direkt zur Richtlinie weitergeleitet und kann die Einstellungen überprüfen und gegebenenfalls verändern:

Nimmt man hier Änderungen vor, wird die ganze Richtlinie angepasst und auch für andere Nutzer mit der Richtlinie angepasst.

Die wichtigsten Richtlinien

Die für Schule am wichtigsten Richtlinien sind:

Diese können im Teams Admin Center auf der linken Seite ausgewählt werden:

und deren Einstellungen genauer betrachtet werden.

Diese Richtlinien kann man einzelnen Nutzern oder mehreren Nutzern auf einmal zuweisen. Wie oben beschrieben, ist es am besten, wenn man eine Gruppe mit allen Lehrern und eine Gruppe mit allen Schülern hat und diesen Gruppen dann die Richtlinien zuweist.

Um z.B.: eine Anrufrichtlinie einer Gruppe zuzuweisen klickt man bei Anrufrichtlinien auf „Gruppenrichtlinienzuweisung“, fügt eine Gruppe hinzu und wählt eine passende Richtlinie:

So kann man neue Richtlinien zuweisen oder auch überprüfen, welche Richtlinien Gruppen zugewiesen wurden.

Erstellte Teams verwalten

Eine Übersicht der in der Schule erstellten Teams kann man im Teams Admin Center unter Teams -> Teams verwalten bekommen:

Hier kann man Teams auswählen und sehen welche Mitglieder in diesem Team sind. Inhalte des Teams oder den Chatverlauf kann man auf dieser Ebene nicht einsehen. Dennoch könnte man sich als Administrator in eines der Teams als Mitglied hinzufügen und so das Team betreten.