Teams KM Übersicht 6546

Inhalt

Diese Seite soll einen Überblick über Microsoft 365/Teams geben, welches über das KM bezogen werden kann. Am Ende wird ein Blick auf die eingestellten Richtlinien und Berechtigungen in Teams geworfen.

Übersicht

Nach der Anmeldung bei: https://portal.mnspro.cloud kommt man auf den Startbildschirm der MSN Pro Cloud:

Es gibt verschiedene Rollen für Benutzerkonten:

  • Schüler (Rechte von Schülern werden weiter unten in der Übersicht aufgeführt.)
  • Lehrer (Kann z.B.: neue Teams erstellen, sowie die Passwörter der Schüler ändern.)
  • Administrator (Kann z.B.: neue Nutzer hinzufügen, Passwörter von allen Nutzern ändern.)
  • Tenant-Administrator (z.B.: admin@by9318.onmicrosoft.com , dieser kann als einziger Accounttyp auf das eigentliche Admin Center von Microsoft 365 zugreifen und wird von AixConcept verwaltet.)

Die im KM Tennant zur Verfügung stehenden Microsoft Apps kann man finden, indem man auf die Kachel "Microsoft 365" klickt:

Die gängigen Office Programme stehen dem Nutzer als online Version zur Verfügung. Obwohl in der Übersicht rechts oben "Office installieren" steht, kann man keine offline Versionen von Office installieren:

Dies passt mit der vorhandenen A1-Lizenz zusammen.

Online Speicher OneDrive

Jedem Nutzer steht der Cloud Speicher OneDrive zur Verfügung. Dieser ist mit den online Office Apps verknüpft, sodass alle gespeicherten Daten standardmäßig in der Cloud gespeichert werden. Man kann über "Datei -> Speichern unter -> Eine Kopie herunterladen" auch eine Datei lokal auf seinem Rechner speichern.

Insgesamt steht einem ca. 1 Terabyte = 1000 Gigabyte an Speicherplatz zur Verfügung:

Nutzer anlegen

Administratoren haben die Möglichkeit, neue Benutzer einzeln oder gesammelt anzulegen.

Einzelne Nutzer hinzufügen

Um einen neuen Nutzer hinzuzufügen, klickt man auf "Benutzerverwaltung" und dann auf "Erstellen". Dann kann man den Namen, Accountnamen und das Passwort eintragen. Des Weiteren muss die Rolle (Template) des Accounts angegeben werden. Hier stehen einem folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Die verschiedenen Templates geben dem Nutzer verschiedene Berechtigungen.

Mehrere Nutzer auf einmal hinzufügen

Man kann mehrere Nutzer, z.B.: alle Schüler und Lehrer der Schule auf einmal importieren. Dazu muss man eine angepasste CSV-Datei vorbereiten.

Zuerst klickt man auf "Benutzerverwaltung" und dann auf den Reiter "Benutzerimport". Hier gibt es einige Einstellungsmöglichkeiten:

Nr. 3 Organisation: Beim Punkt "Organisation" kann man eine oder mehrere Optionen auswählen. Wenn man neue Nutzer importieren möchte kann man Option 3 wählen: "Alle Benutzer aus der CSV neu erstellen."

Wenn das neue Schuljahr beginnt, sollte man Option 1 und 2 wählen, da dann alle Accounts und Gruppen gelöscht werden, die nicht in den hochgeladenen CSV-Dateien vorhanden sind. -> ehemalige Lehrer, Schüler und alte Klassengruppen (+ Teams) werden entfernt.

Nr. 4 Template: Hier kann man wieder die Rolle der neu angelegten Nutzer bestimmen, also sollen es Administratoren, Lehrer oder Schüler sein.

Nr. 5 Zeitraum wählen: Der Zeitraum ist immer mit einem Schuljahr verbunden. Wenn das Schuljahr zu Ende ist, erscheint ein neuer Zeitraum z.B.: "2020-2021".

Für den Import muss man eine CSV-Datei im folgendem Format hochladen:

Die Vorlage kann man hier herunterladen: Schülerimport MSN Pro Cloud - Vorlage

Soll ein Schüler in mehreren Klassen oder Gruppen sein, so muss man diese mit dem Pipe-Trennzeichen trennen: "5a|Informatik|Soziales"

Dieses Format entspricht dem benötigten Format der MSN Pro Cloud:

Im folgenden Video werden die oben beschriebenen Schritte nacheinander ausgeführt und es werden zwei Klassen mit je drei Schülern angelegt:

Wenn man Lehrer anlegen möchte, geht man genauso vor, nur stellt man bei Template "Lehrer" ein.

Passwörter ändern

Passwörter kann man individuell für einzelne Nutzer ändern oder gesammelt für eine vorher ausgewählte Gruppe von Nutzern.

Um bei einem Nutzer das Passwort zu ändern geht man auf "Dashboard -> Passwortmanager", klickt auf die drei Punkte neben dem Accountnamen und dann auf "Passwort ändern".

Wenn man mehreren Nutzern auf einmal das Passwort ändern will, geht man auf "Dashboard -> Passwortmanager" und klickt rechts oben auf die Schaltfläche "Mehrere":

Nun kann man im Suchfeld nach Nutzern suchen und diese dann sammeln:

Des Weiteren kann man auch rechts auf das Hamburger Menü klicken um eine Liste aller Nutzer angezeigt zu bekommen:

Wenn man auf "Speichern" klickt, werden die Passwörter der ausgewählten Nutzer zurückgesetzt und mit einem zufälligen neuen Passwort gesetzt. Diese Informationen erhält der Admin per Mail:

Teams Besprechung per Telefon beitreten

Ein Nutzer, der mit einem Telefon an einer Besprechung teilnehmen möchte, muss eine Einwahlnummer von Microsoft anrufen und dort die ID der gewünschten Besprechung über das Tastenfeld des Telefons eingeben.

Einwahlnummern für verschiedene Länder:

https://dialin.teams.microsoft.com/14b52388-ba90-44cd-b762-548e093ba790?id=183181909

Microsoft Teams - Richtlinien

In diesem Abschnitt geht es um die Richtlinien und Berechtigungen, die Lehrer und Schüler in Teams haben.

Das folgende Video zeigt, was Schüler in Teams alles machen können und was nicht:

  • Schüler können andere Teilnehmer einer Besprechung, auch den Lehrer, stumm schalten
  • Schüler können andere Schüler aus einer Besprechung entfernen
  • Schüler können keine eigenen Teams erstellen
  • Schüler können Besprechungen initiieren
  • Schüler können einen 1:1 oder Gruppenchat mit allen Schülern und Lehrern der Schule einleiten
  • Können im Chat per Telefon oder Video untereinander kommunizieren
  • In Besprechungen können externe Teilnehmer eingeladen werden

In diesem zweiten Video wird gezeigt, wie man externe Teilnehmer zu einer Besprechung einladen kann:

Nun folgen Lösungsansätze, wie man die oben beschriebenen Punkte anpassen könnte.

Lösungsansätze

zu: Schüler können andere Teilnehmer einer Besprechung, auch den Lehrer, stumm schalten oder entfernen:

In einer Besprechung oder bei der Planung einer Besprechung, kann der Status der Schüler auf Teilnehmer gesetzt werden. Teilnehmer können dann keine anderen Teilnehmer stumm schalten oder aus der Besprechung entfernen:

In einer Besprechung den Status eines Schülers ändern

Wenn eine Besprechung geplant ist, muss man auf "Besprechung anzeigen" klicken:

Dann auf "Besprechungsoptionen" klicken:

Und im Anschluss bestimmen, wer präsentieren kann. Dies setzt die Rolle anderer Nutzer auf "Teilnehmer". Diese habe dann nicht mehr die Möglichkeit andere aus einer Besprechung zu entfernen oder stumm zu schalten:

Die hier vorzunehmenden Einstellungen könnten auch direkt von AixConcept über PowerShell global eingestellt werden:

Weitere Informationen: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/meeting-policies-in-teams#meeting-policy-settings---designated-presenter-role-mode


zu: Schüler können Besprechungen initiieren:

Diese Einstellung kann nur im Teams Admin Bereich durch AixConcept verändert werden.


zu: Schüler können einen 1:1-Chat, Gruppenchat, Anruf oder Videoanruf mit allen Schülern und Lehrern der Schule starten:

Hier ist das Problem, dass Schüler durch die Suche mit allen Schülern und Lehrern Kontakt aufnehmen können:

Mit der Suche kann man jeden in der Schule finden und anschreiben.

Besser wäre hier die Einstellung, dass z.B.: Schüler nur mit Schülern der eigenen Klasse oder Gruppe Kontakt aufnehmen können.

Dies kann nur mit Informationsbarrieren erreicht werden. Die Möglichkeit individuelle Informationsbarrieren aufzubauen benötigt spezielle Lizenzen:

Da die KM Lizenz (A1 mit Besonderheiten) dafür nicht ausreicht, könnte man womöglich die Chat- und Telefoniefunktion für einzelne Schulen deaktivieren.


zu: In Besprechungen können externe Teilnehmer eingeladen werden:

Diese Möglichkeit in Verbindung damit, dass Schüler Besprechungen erstellen können, finde ich problematisch und müsste im Teams Admin Center durch AixConcept ausgeschalten werden. Soweit ich weiß, sollte diese Option auch deaktiviert sein, doch hat es bei den Tests ohne Probleme funktioniert.


Für Fragen oder Anregungen kann man mir gerne eine Mail an: r.scheglmann@gmail.com schreiben.
Link to telegra.ph page: Microsoft 365 - MSN Pro Cloud - AixConcept

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