Nutzer anlegen mit SDS 2544

Dieser Artikel behandelt die Nutzerregistrierung bei einer selbst registrierten Microsoft 365 Instanz. Wenn Sie Microsoft 365 / Teams über das Kultusministerium nutzen, finden Sie weitere Inofrmationen hier: MS Teams KM vs. Schule.

Zusammen mit Benjamin Vötterle habe ich mir Gedanken gemacht, wie man vernünftig Accounts von ASV in das Universum von Microsoft bekommt. Wir haben uns hier für den Weg über den Microsoft School Data Sync (SDS) entschieden. Hierzu sind mehrere Schritte Notwendig.

School Data Sync (SDS) ist ein kostenloser Dienst in Microsoft 365 für Bildungseinrichtungen, der Daten einer Schule aus einem Schulverwaltungsprogramm, z.B.: ASV nutzen kann. Es werden Microsoft 365 Gruppen, Klassen(Teams) für Microsoft Teams und OneNote-Klassen-Notebooks erstellt.

Die Nutzung von School Data Sync, im Verlgeich zum manuellen Anlegen von einzelnen oder mehreren Nutzern, hat den Vorteil, dass automatisch Klassen angelegt, Schüler und Lehrer den Klassen zugeordnet und Teams für jede Klasse erstellt werden.

Die Nutzer müssen sich dann nur noch anmelden und sind sofort in der richtigen Klasse, im richtigen Team und können sofort loslegen zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass man Lehrern die Möglichkeit geben kann, die Passwörter der Schüler der eigenen Klasse zurückzusetzen.

Im folgenden wird der Ablauf und das Zusammenspiel von SDS (School Data Sync) und ASV (Amtliche Schulverwaltung) beschrieben:

Schritt 1 - Paket herunterladen und importieren
SDS-ASV-Paket.zip

Ladet euch hier unser Paket mit den Exportformaten und Berichten für ASV herunter. Importieren könnt ihr die Exportformate in der Exportformatbibliothek (Datei -> Verwaltung -> Exportformatbibliothek) aus dem Unterordner "Exportformate" via Modulbezogene Funktionen -> Export/Import -> Exportformat importieren.

Der Import der Berichte zum Ausdruck der Benutzerdaten aus dem Unterordner “Berichte” funktioniert äquivalent zum Import der Exportformate in der Berichtsbibliothek Verwaltung (Datei -> Verwaltung -> Berichtsbibliothek).

Weiterhin beinhaltet das Paket einen Unterordner CSV in dem sich die passenden CSV-Templates befinden, die wir später verwenden werden.

Schritt 2 - Daten aus ASV exportieren und CSV Dateien vorbereiten

Folgende Exportformate ausführen:

Exportformat Datenbereich
Ms Teams SDS - School CSV Schulen
Ms Teams SDS - Section CSV Klassen / Klassengruppen
Ms Teams SDS - Teacher CSV Lehrkräfte
Ms Teams SDS - Student CSV Schüler
Ms Teams SDS - TeacherRoster CSV Klassen / Klassengruppen
Ms Teams SDS - StudentEnrollment CSV Schüler

Hier müssen die Daten in die Zwischenablage kopiert werden und dann in die jeweiligen CSV-Dateien eingefügt werden. Achtung: Die vorhandene Kopfzeile muss zwingend erhalten bleiben. Dies kann über einen beliebigen Texteditor gemacht werden.

Schritt 3 - Import der Daten nach SDS

Im SDS ein neues Profil vom Typ “Neue Benutzer” erstellen und die CSV- Dateien hochladen. Der Upload und die Prüfung der Dateien kann einige Minuten dauern.

Will man später, die angelegten Benutzer und Zuordnungen aktualisieren, kann man noch ein Profil vom Typ “Vorhandene Benutzer” mit den gleichen CSV-Dateien erstellen und diese später durch aktualisierte Versionen ersetzen.

Schritt 4 - Account Informationen für Schüler und Lehrer erstellen

Die Accountdaten (Benutzername und Passwort für die Erstanmeldung) können als Liste oder in Etikettenform mit Hilfe von ASV ausgedruckt werden. Dazu nutzt man die vorher importierten Berichte:

  • SDS Lehrer Microsoft 365 Etiketten bzw. Liste (Datenbereich Lehrer)
  • SDS Schüler Microsoft 365 Etiketten bzw. Liste (Datenbereich Schüler)

ASV -> Berichte -> Lehrer -> SDS Lehrer Microsoft 365 Etiketten
ASV -> Berichte -> Schüler -> SDS Schüler Microsoft 365 Etiketten

Die ausgedruckten Daten können nun z.B. über die Klassenlehrkraft den Schülerinnen und Schülern ausgeteilt werden.

FRAGEN?

Bei Fragen stehen wir euch gerne und am besten via Twitter zur Verfügung.

@voetzi und @Scheggy82