Nutzer anlegen

Dieser Artikel behandelt die Nutzerregistrierung bei einer selbst registrierten Microsoft 365 Instanz. Wenn Sie Microsoft 365 / Teams über das Kultusministerium nutzen, finden Sie weitere Inofrmationen hier: MS Teams KM vs. Schule.

Nachdem eine Schule bei Microsoft 365 (ehemals Office 365) registriert wurde, kann man im nächsten Schritt Lehrer- und Schüleraccounts anlegen. Diese kann man entweder einzeln oder alle auf einmal mit Hilfe einer CSV-Datei erstellen.

-> Eine weitere Möglichkeit der Accounterstellung, ist die Nutzung von School Data Sync. Der Vorteil daran ist, dass automatisch Klassen angelegt, Schüler und Lehrer den Klassen zugeordnet und Teams für jede Klasse erstellt werden. Des Weiteren können Lehrer die Passwörter ihrer Schüler selbst zurücksetzen!

In folgendem Video könnt ihr die einzelnen Schritte und den Aufbau der benötigten CSV-Datei sehen:

Video:

CSV Datei mit Hilfe von ASV erstellen:

Die benötigte CSV-Datei muss folgenden Aufbau besitzen:

Benutzername,Vorname,Nachname,Anzeigename,Position,Abteilung,Büronummer,Telefon,Mobiltelefon,Faxnummer,Adresse,Ort,Bundesland,Postleitzahl,Land
G.Teilzeit@meineSchule.de,Gunther,Teilzeit,Gunther Teilzeit,,,,,,,,,,,
N.Unterhaelftig@meineSchule.de,Nicolette,Unterhälftig,Nicolette Unterhälftig,,,,,,,,,,,
...

Die benötigten Lehrer- und Schülerdaten entnimmt man am einfachsten der ASV. Dazu kann man folgende, speziell dafür erstellte, Exportformate nutzen (herunterladen und entpacken):

Diese Formate importiert man in ASV in die Exportformatbibliothek (Datei > Verwaltung > Exportformatbibliothek). Danach befinden sich im Datenbereich Lehrer und Schüler die neuen Formate:

Die Exportformate erstellen die benötigte CSV-Dateistruktur, die Microsoft 365 für die Benutzeranlegung benötigt. Es müssen insgesamt 15 "Spalten" sein, doch müssen nicht alle ausgefüllt werden. Für eine einfache Benutzerregistrierung reichen die ersten Spalten aus:

  1. Benutzername: Hier wird der erste Buchstabe des Vornamens mit dem Nachnamen und der Schuldomäne verkettet: z.B.: H.Mayer@meineSchule.de. Der Benutzername ist die E-Mailadresse, mit der sich der Nutzer bei Microsoft 365 anmeldet. Die Schuldomäne z.B. "@meineSchule.de" muss im ersten Feld an die bei Microsoft registrierte Domäne angepasst werden. Des Weiteren werden alle Umlaute automatisch ersetzt. Dieses Feld kann man nach seinen eigenen Wünschen verändern.
  2. Vorname des Nutzers
  3. Nachname des Nutzers
  4. Die restlichen benötigten Felder werden leer ausgegeben. Bei Schülern wird im sechsten Feld noch die Klasse eingetragen, sodass man später die Schüler nach Klassen sortieren kann.

Beispielexport von Lehrern:

Benutzername,Vorname,Nachname,Anzeigename,Position,Abteilung,Büronummer,Telefon,Mobiltelefon,Faxnummer,Adresse,Ort,Bundesland,Postleitzahl,Land
G.Teilzeit@meineSchule.de,Gunther,Teilzeit,Gunther Teilzeit,,,,,,,,,,,
N.Unterhaelftig@meineSchule.de,Nicolette,Unterhälftig,Nicolette Unterhälftig,,,,,,,,,,,
...

Beispielexport von Schülern (hier sieht man an der sechsten Stelle die Klasse):

Benutzername,Vorname,Nachname,Anzeigename,Position,Abteilung,Büronummer,Telefon,Mobiltelefon,Faxnummer,Adresse,Ort,Bundesland,Postleitzahl,Land
D.Abend@meineSchule.de,Dirk,Abend,Dirk Abend,,5a,,,,,,,,,
J.Abt@meineSchule.de,Jens,Abt,Jens Abt,,5a,,,,,,,,,
...

Bei den neu erstellen CSV-Dateien muss man nur noch überprüfen, ob der Benutzername (die erste Spalte) einmalig ist und nicht öfters vorkommt. Dies ist wichtig, da dieser der Anmeldename ist und nicht doppelt vergeben werden darf.

CSV Datei in Microsoft 365 hochladen und Benutzer anlegen:

Nachdem man die benötigten CSV-Dateien erstellt hat, loggt man sich als Administrator beim Microsoft 365 Admin Center ein und importiert die Nutzer:

  1. Im Admin Center von Microsoft 365 klickt man auf "Aktive Benutzer" und dann auf "Mehrere Benutzer hinzufügen":

  1. Daraufhin muss man die vorbereiteten CSV-Dateien hochladen und auf "Überprüfen" klicken:

  1. Im nächsten Schritt wählt man die entsprechenden Lizenzen der neu angelegten Nutzer aus.
  2. Zum Schluss bekommt man eine CSV-Datei mit den erstellten Accounts und den vorläufigen Passwörtern.

Die Accountliste kann man nun den Nutzern zukommen lassen. Nach dem ersten Anmelden werden diese aufgefordert, ihr Anfangspasswort zu ändern.

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