MS Teams KM vs. Schule

In diesem Artikel sollen die Unterschiede zwischen der vom KM (Kultusministerium) bereitgestellten Version von Teams und der von einer Schule selbst registrierten Version aufgezeigt werden. Seit Anfang Mai können Schulen sich über das KM für Teams registrieren und bekommen dann Nutzerkonten für alle Schüler und Lehrer.

Folgende Tabelle (wird noch erweitert) zeigt die Unterschiede zwischen der Microsoft Teams Version vom KM und einer selbst registrierten Version durch die Schule:

Informationen Version Kultusministerium Version Selbstregistrierung
Verfügbarkeit Für alle weiterführenden Schulen. Grundschulen können das Angebot nicht nutzen. Alle Schulen könnten sich selbst bei Microsoft registrieren.
E-Mail Auf Mitglieder der Schule begrenzt, Nutzer können keine E-Mails an Adressen außerhalb der Schule schicken. Alle registrierten Nutzer können die vergebene E-Mailadresse frei nutzen.
Telefoneinwahl in eine Teamsbesprechung Schüler ohne Endgerät können mit einem Telefon bei einer Besprechung teilnehmen. Teilnahme erfordert Endgerät, auf welchem Teams im Browser oder in der App läuft.
Datenschutz Durch die spezielle Konfiguration ist das Angebot 100% Datenschutzkonform, wenn Einwilligungserklärungen vorhanden sind. Keine 100% Datenschutzsicherheit, da nicht alle besonderen Einstellungen der KM Version verfügbar sind. Einwilligungserklärungen geben aber eine "passende" Sicherheit.
Nutzernamen Besteht aus der Klasse und den ersten vier Buchstaben des Vornamens und den ersten vier Buchstaben des Nachnamens, z.B.: "1aMiraKryu@byXXXX.schule-by.de", wobei XXXX die Schulnummer ist. Kann selbst festgelegt werden, z.B.: "M.Mustermann@meineSchule.de"
Nutzungsdauer des Angebots Vertrag läuft zur Zeit bis September 2020, wird womöglich verlängert. Am Ende der Laufzeit können Schulen ihre "Schule" bei Microsoft übernehmen und weiterführen. Keine Auslaufzeit, Nutzung von Microsoft Teams könnte jedoch in der kostenlosen Version wieder eingeschränkt werden.
Oberfläche Vor der eigentlichen Office 365 Oberfläche läuft die MSN Pro Cloud der Firma AIXCONCEPT, die eine "vereinfachte" Verwaltung der Daten zulässt und mit Office 365 verbunden ist. Direkter Zugriff auf Office 365.

Was ist mit Grundschulen?
"Derzeit werden darüber hinaus intensive Überlegungen angestellt, um zeitnah auch eine auf den Grundschulbereich zugeschnittene Kommunikationslösung bereitzustellen."
siehe: km.bayern.de

Schritte für die Nutzung von Teams vom Kultusministerium

Die erforderlichen Schritte können im Dokument: "Schritte zur Nutzung von MS Teams" nachgelesen werden. Zusammengefasst müssen folgende Punkte durchlaufen werden:

  1. Verbindliche Registrierung im Schulportal
  2. Einholung der Einwilligungserklärungen
  3. Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (mit Microsoft und mit AixConcept)
  4. Export der schulischen Daten mittels ASV
  5. Erzeugung von Nutzerkonten und Verteilung der Zugangsdaten
Weitere Informationen zu den einzelnen Punkten

zu 2 Einholung der Einwilligungserklärungen:
Die Vorlage der Einwilligungserklärung wurde vom Kultusministerium erstellt:

zu 3 Informationen zur Datenverarbeitung:

zu 4 Export der schulischen Daten mittels ASV:
Im folgenden Video werden die Schritte gezeigt, wie man in ASV einen Merker erstellt, diesen dann Schülern zuweist, die nicht für Microsoft 365 - Teams exportiert werden sollen, und zum Schluß, wie der eigentliche Export ausgeführt wird. Die erstellten Dateien müssen im Anschluß auf die MNSPro Cloud von AixConcept hochgeladen werden:

zu 5 Erzeugung von Nutzerkonten und Verteilung der Zugangsdaten:
Die Nutzerdaten können über die MNSPro Cloud von AixConcept erzeugt werden. Weitere Informationen werden folgen.

Fazit:

Was soll eine Schule nun unternehmen?

  • Wenn die Schule noch kein Microsoft 365 - Teams hat und keine andere Videokonferenzlösung nutzt, ist das Angebot super und kann ohne Bedenken genutzt werden.
  • Wenn die Schule schon bei Microsoft 365 registriert ist, kann man seine Einwilligungserklärungen mit denen vom KM vergleichen und gegebenenfalls anpassen. Des Weiteren sind verschiedene Richtlinieneinstellungen in Teams wichtig, sodass Daten von Nutzern geschützt werden und eine komplett freie Kommunikation unter den Schülern eingeschränkt wird. Für weitere Informationen können Sie mir gerne eine Mail an: r.scheglmann@msush.de schreiben.
  • Wenn die Schule gerade neu bei Microsoft 365 registriert ist, noch keine Nutzerkonten z.B.: an Schüler ausgegeben wurden und noch keine eigene Domäne eingepfelgt wurde, dann wäre die Variante vom Kultusministerium auch zu empfehlen.
Links:

Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne per Mail an mich wenden: r.scheglmann@msush.de